Office 365: Μια "σουίτα" που αξίζει όσο καμία άλλη

Ωστόσο, η Microsoft έχει στο DNA της πώς να κατέχει την ηγετική θέση. Ο κόσμος γύρω μας λειτουργεί σαν ένα παγκόσμιο δίκτυο. Έτσι, πλέον, δεν είναι εφικτό μία εταιρεία να λειτουργεί με τις κλασικές ιεραρχίες, όπου οι κατευθυντήριες γραμμές και η πληροφορία που έχουν εσωτερικά έρχεται από πάνω προς τα κάτω. Και αυτό γιατί, σε ένα παγκόσμιο ιστό, με τα κοινωνικά δίκτυα όπως τα γνωρίζουμε, η πληροφορία ουσιαστικά δεν ανήκει σε κανέναν και διοχετεύεται στιγμιαία και δυναμικά. Το λοιπόν, καμία εταιρεία που συνεχίζει να λειτουργεί στις κλασικές άκαμπτες δομές της ιεραρχίας, δεν θα μπορέσει να "σερβίρει" στον πελάτη της, ο οποίος πλέον ζει σε ένα πολύ δυναμικό περιβάλλον, τις υπηρεσίες που έχει ανάγκη.

Τα Windows συνιστούν τη ναυαρχίδα της Microsoft, οπότε ο χρήστης περιμένει ούτως ή άλλως να δει ένα περιβάλλον στο οποίο η εταιρεία έχει επενδύσει πολλά, τόσο σε λειτουργικό επίπεδο, αλλά και όσον αφορά στο περιβάλλον. Αυτό ακριβώς διαπιστώσαμε με τη μετάβαση στα Windows 10. Τα στελέχη της Microsoft, όμως, έχουν πολλούς λόγους να αισθάνονται υπερήφανοι και ενθουσιασμένοι. Ειδικά με τη "σουίτα" των Office 365, η στρατηγική της Microsoft αλλάζει και ποντάρει, μετά τα προϊόντα, και στις υπηρεσίες που μπορεί να συνδυάσει ο χρήστης.

Οι τέσσερις πυλώνες της σουίτας

Η αλήθεια είναι πως πολλοί συγχέουν τα Office με τα Office 365. Ποια η ειδοποιός διαφορά; Τα Office 365 είναι μία "σουίτα" προϊόντων και υπηρεσιών, ενώ το Office είναι ένα "δωμάτιο" αυτής της "σουίτας". Η "σουίτα" του Office 365 αποτελείται από τέσσερις βασικούς πυλώνες: Το Yammer είναι το εταιρικό κοινωνικό δίκτυο μέσω του οποίου ενισχύεται η κοινωνική αλληλεπίδραση, το Skype for Business συμβάλλει στην επικοινωνία μεταξύ των μελών μιας εταιρείας, τα Οffice προάγουν την παραγωγικότητα, ενώ, τέλος, το Share point και το OneDrive for business δημιουργήθηκαν για να μοιράζονται τα αρχεία πιο εύκολα, από όπου κι αν βρίσκεται ο χρήστης.

"Παραδοσιακά, τα Office διαμορφώθηκαν για να εξυπηρετήσουν το χρήστη, για ατομική παραγωγικότητα. Τώρα μεταφερόμαστε σε μία εποχή, οπότε τα εργαλεία συνεχίζουν να υποστηρίζουν την ατομική παραγωγικότητα, ωστόσο διευρύνεται πλέον σε collaborate productivity. Υπάρχουν καινούργια χαρακτηριστικά που ευνοούν ακόμη περισσότερο την παραγωγικότητα σε ατομικό επίπεδο αλλά πλέον και με το Cloud όλα αυτά δίνουν μεγάλη έμφαση στη συλλογική και ομαδική παραγωγικότητα" τονίζει η κ. Μαργαρίτα Αρεταίου, Business Group Lead, Office 365.

Οι millennials διαμορφώνουν την τάση

Τα Office 365 έχουν εμπνευστεί από τους millennials. Οι millennials είναι όλοι όσοι έχουν γεννηθεί από το 1995-2005 και πρόκειται για μία γενιά που λειτουργεί πολύ διαφορετικά από τις υπόλοιπες, αφού κάτι έχει να μας διδάξει σχετικά με το τι είναι προσωπικό και τι μοιράζεται. Για τα παιδιά αυτής της δεκαετίας όλα είναι κοινόχρηστα. Με το που γεννιούνται μαθαίνουν να επικοινωνούν μέσα από τα κοινωνικά δίκτυα και αυτό σημαίνει ότι έχουν μάθει να μοιράζονται -δεν κρατάνε κάτι για τον εαυτό τους, και έχουν μάθει να επιδιώκουν τη συνεργασία μέσα από αυτά τα κοινωνικά δίκτυα. Παρατηρούμε πως το ίδιο ακριβώς συμβαίνει και μέσα σε ένα εργασιακό περιβάλλον. Τα αρχεία τους είναι πάντα «in the cloud» ώστε να μπορούν να έχουν πρόσβαση από παντού.

"Η δουλειά δεν είναι πλέον ο τόπος που πάμε να εκτελέσουμε την εργασία μας, η δουλειά μας είναι η επίτευξη των στόχων μας και η αποτελεσματικότητά μας. Για να σερβίρουμε αυτό το σκοπό στη Microsoft, προσπαθούμε σε νέα βάση να επανεφεύρουμε τις υπηρεσίες που ήδη δίνουμε, με απώτερο σκοπό να ευνοήσουμε την εργασία και την ομαδικότητα" διευκρινίζει η κ. Αρεταίου.

Share Point και βρίσκομαι στο "σύννεφο" με το OneDrive for business!

Το Share Point είναι στην ουσία το εταιρικό Cloud, εκεί που ο χρήστης αποθηκεύει τα εταιρικά του αρχεία. Το OneDrive for business είναι ο προσωπικός χώρος του χρήστη μέσα στο εταιρικό Cloud. Έτσι μπορεί να έχει πρόσβαση στο «σύννεφο» από οπουδήποτε κι αν βρίσκεται, αρκεί να διαθέτει σύνδεση στο διαδίκτυο. Πλέον, με τη δυνατότητα του Cloud όλα τα αρχεία μας είναι αποθηκευμένα στο "σύννεφο" και ο χρήστης μπορεί πλέον να τα μοιράζεται. Τι γίνεται όμως με όσους παραπονιούνται πως το "σύννεφο" είναι μικρό και... δεν χωράει; Το Office 365 δίνει το -σχεδόν απεριόριστο- 1 Terabyte αποθηκευτικό χώρο σε κάθε χρήστη!

Skype for business για conferences ακόμη και 250 ατόμων!

Το Skype for business μπορεί να μοιάζει με το Skype που γνωρίζαμε μέχρι σήμερα για ατομική χρήση, όμως έχει πολύ περισσότερες δυνατότητες. Ειδικότερα, διατηρεί τη βιντεοκλήση και τη συνομιλία, όμως πλέον στη συνομιλία μπορούν να γίνουν conferences με μέχρι και 250 άτομα!

Η εν λόγω υπηρεσία μπορεί να εξυπηρετήσει εργαζομένους εταιρειών που ενδεχομένως διαμένουν σε διαφορετικές χώρες ή εργάζονται σε διαφορετικά κτήρια ή συμβιώνουν στο ίδιο κτήριο αλλά δεν υπάρχει διαθέσιμη αίθουσα για σύσκεψη. Επίσης, το Skype for business δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να κάνει "record meeting" ώστε αν δεν πρόλαβε να συμμετάσχει στη βιντεοκλήση, να το δει αργότερα ή ακόμη και να ξαναδεί τι συζητήθηκε. Ο συμμετέχων μπορεί, συν τοις άλλοις, να μοιραστεί την "οθόνη" του, αν η παρουσίαση συμπεριλαμβάνει ένα Powerpoint, ενώ οι λοιποί συμμετέχοντες έχουν τη δυνατότητα να δουν όλη την παρουσίαση ή και να επιστρέψουν πίσω σε κάποια σελίδα, αν το επιθυμούν. Επίσης, μπορεί να κάνει επί τόπου αλλαγές στην παρουσίαση.

"Οι έρευνες έχουν καταδείξει ότι σε μία εταιρεία, όταν ένα στέλεχος έχει ένα εργαλείο chat διευρύνεται το εσωτερικό δίκτυο μέσα στην ίδια την εταιρεία, καθώς ξεκινά να συνομιλεί με συναδέλφους που μέχρι πρότινος δεν είχε επαφή. Με ένα chat οι εργαζόμενοι αισθάνονται πολύ πιο οικεία, αφού δεν υπάρχει η πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπίδραση. Κατά συνέπεια, διευρύνεται η εσωτερική δικτύωση ανάμεσα στους συνάδελφους" σημειώνει η κ. Αρεταίου.

Το Yammer δίνει φωνή στον εργαζόμενο

Yammer, το εταιρικό δίκτυο για κοινωνική αλληλεπίδραση, με περιεχόμενο αμιγώς για εταιρικό σκοπό. Περιλαμβάνει όλα όσα έχουμε συνηθίσει στα κοινωνικά δίκτυα που χρησιμοποιούμε στην προσωπική μας ζωή, όπως post, comment, like, share, hashtag, ωστόσο είναι ένα εργαλείο που μπορεί να προάγει τις συνομιλίες μεταξύ των συναδέλφων για ένα κοινό πρότζεκτ. Πλέον μία εταιρική ανακοίνωση από στατική γίνεται δυναμική και καλεί το χρήστη για αλληλεπίδραση. Αν στο παρελθόν ο εργαζόμενος αναζητούσε τρόπο για να επικοινωνήσει την εργασία του, πλέον μπορεί να γλιτώσει από έναν κύκλο e-mail, κοινοποιώντας τη στο Yammer.

Η κ. Αρεταίου εξηγεί σχετικά: "Το Yammer είναι ένα εργαλείο που σχεδιάστηκε για να μπορεί να εμπνεύσει νέες ιδέες ανάμεσα σε συνεργάτες, οι οποίοι σιγά σιγά θα καταφέρουν να 'χτίσουν' μία ιδέα. Με λίγα λόγια, αν κάποιος γράψει την ιδέα του, με τα σχόλια των υπολοίπων μελών και τις προτάσεις τους μπορεί να καταλήξει σε ένα πολύ δυνατό πρότζεκτ. Ο εργαζόμενος έχει «φωνή» και μπορεί να γίνει πιο παραγωγικός στη δουλειά του".
Το σημαντικότερο είναι πως έχει ιστορικότητα, άρα όποιο νέο ενεργό μέλος της ομάδας προστεθεί σε ένα γκρουπ συνομιλιών μπορεί να ανατρέξει σε αναρτήσεις, συνομιλίες και "ανεβασμένα" έγγραφα.

Το πιο χρήσιμο εργαλείο: One note

Τα γνωστά και αγαπημένα (και πρωτίστως χρήσιμα) Word, Powerpoint, Excel, Outlook, του Office είναι συμβατά σε οποιοδήποτε λειτουργικό σύστημα, iPhone, iPad, Android, Mac, σε οποιαδήποτε ταμπλέτα και smartphone, με το hardware να μη διαδραματίζει πρωτεύων ρόλο. "Για τη Microsoft έχει μέγιστη σημασία το Office σου να το έχει ο χρήστης διαρκώς μαζί του, ανεξαρτήτου device, καθώς πλέον είναι διαμεσικό" εξηγεί η κ. Αρεταίου.
Το One note είναι ακριβώς αυτό που λέει η λέξη. Το πιο χρήσιμο εργαλείο που έρχεται να κάνει πιο εύκολη τη ζωή μας. Πρόκειται για ένα δωρεάν σημειωματάριο που μπορεί να έχει ο χρήστης ακόμη και στο κινητό.

1. Διαθέτει sections που μπορούν να το χωριστούν σε διάφορες σελίδες. Έτσι, οργανώνει τις σημειώσεις του χρήστη.

2. Γιατί είναι εύχρηστο; Διότι ο χρήστης μπορεί να αρχίσει να γράφει οπουδήποτε στην οθόνη, μπορεί να μετακινήσει τα κουτιά με όσα έχει ήδη γράψει, είναι πιο ελεύθερο από το Word και το Powerpoint. Επιπλέον, ο χρήστης μπορεί να επισυνάψει κείμενα είτε αυτούσια είτε με link.

3. Η πρωτοπορία: Η επεξεργασία του μπορεί να γίνει σε πραγματικό χρόνο. "Μπορούν να συνεργάζονται πολλά άτομα ταυτόχρονα ένα 'ζωντανό' κείμενο και οι αλλαγές να αποθηκεύονται αυτόματα, γιατί είναι 'ανεβασμένες' στο Cloud. Έτσι οι εργαζόμενοι γλιτώνουν πολύτιμο χρόνο, είναι πιο οργανωμένοι, και κυρίως επειδή πρόκειται επί της ουσίας για ένα real document, τους βοηθά όταν, ανάλογα με την ιδιότητά τους, θέλουν από κοινού να συνθέσουν ένα κείμενο" αναφέρει η κ. Αρεταίου.

4. Οι πρωτοπορίες δεν σταματούν εδώ: Αν ο χρήστης βγάλει μια φωτογραφία και την ανεβάσει, τότε τη μετατρέπει απευθείας σε κείμενο. Έτσι μπορεί κάποιος να οργανώσει τις business cards του απευθείας στα contacts.

Το "τέλος" των μηχανών, στο επίκεντρο ο άνθρωπος

Όποιος χρήστης διαθέτει τα Office 365 στο εξής θα είναι always up to date. Ωστόσο και οι εταιρείες πλέον έχουν την ευελιξία να αυξομειώνουν τις άδειες που αφορούν στα Office 365, όχι ανά τριετία, αλλά ετησίως. "Παύουμε να μιλάμε για μηχανήματα και πλέον μιλάμε για ανθρώπους. Κάθε εργαζόμενος έχει το tablet του, ενδεχομένως και ένα δεύτερο pc στο σπίτι, όσες συσκευές καν αν διαθέτει, έχει λογαριασμό, με το εταιρικό του account. Αναμφίβολα, η Microsoft εστιάζει στον άνθρωπο, το χρήστη, το στέλεχος, τον εργαζόμενο, που και όταν γυρίζει σπίτι του θα πρέπει να μπορεί να συνδεθεί στο ίδιο, οικείο του, περιβάλλον" καταλήγει εύστοχα η κ. Αρεταίου.